Vexve Whistleblowing
Pokyny pro oznamování nekalého jednání

1. Úvod – co je whistleblowing a proč je důležitý?

Naše organizace usiluje o dosažení transparentnosti a vysoké úrovně obchodní etiky. Služba pro oznamování nekalého jednání (whistleblowing) umožňuje organizaci důvěrně upozornit na podezření na nesprávné jednání. Umožňuje nám odhalit možná pochybení a co nejdříve jednat, čímž nám pomáhá snižovat rizika a udržovat důvěru v naši společnost. Oznámení lze podat otevřeně nebo anonymně.

2. Kdy nekalé jednání nahlásit?

Službu pro whistleblowing je možné použít k upozornění na nekalé jednání, které vážně ohrožuje jednotlivce, naši organizaci, lidskou společnost nebo životní prostředí.

Oznámit lze trestné činy, nesrovnalosti a porušení předpisů či jiná jednání v rozporu se zákony EU nebo vnitrostátními zákony, například:

  • Korupci a finanční nesrovnalosti, například úplatky, nekalou soutěž, praní špinavých peněz, podvod, střet zájmů
  • Porušení BOZP předpisů týkající se například zdraví a bezpečnosti na pracovišti, bezpečnosti výrobků, vážné diskriminace a obtěžování v rozporu se zákony. Je nesmírně důležité, aby byly záležitosti týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, které představují bezprostřední hrozbu pro zdraví nebo život člověka, neprodleně hlášeny nadřízenému nebo odpovědné osobě ve firmě. Tím se zajistí, že mohou být okamžitě přijata nápravná opatření a předejde se riziku vážného zranění nebo úmrtí.
  • Porušení předpisů na ochranu životního prostředí, například nezákonné nakládání s nebezpečným odpadem
  • Porušení ochrany osobních údajů, například zneužití osobních údajů

V případě nespokojenosti na pracovišti či souvisejících problémů zaměstnance žádáme, aby se obraceli na nadřízeného nebo manažera. Tyto problémy nelze v rámci whistleblowingu vyšetřit.

Osoba, která oznámení podává, nemusí mít k vyjádření podezření jasný důkaz. Úmyslné nahlašování falešných nebo zavádějících informací je ale zakázáno. Zneužití služby pro whistleblowing je závažným disciplinárním přestupkem.

3. Jak nekalé jednání oznámit?

Na problém může upozornit:

Všechny přijaté zprávy budou zpracovávány důvěrně. Kanál pro whistleblowing je spravován externím poskytovatelem služeb: společností WhistleB. Všechny zprávy jsou šifrovány. Aby byla zajištěna anonymita odesílatele, maže WhistleB všechna metadata, včetně IP adres. Odesílatel zůstává anonymní i při následné komunikaci s odpovědnými příjemci zprávy.

4. Postup vyšetřování

TÝM PRO WHISTLEBLOWING

Přístup ke zprávám přijatým prostřednictvím kanálu pro whistleblowing mají jen určené osoby s pravomocí případy whistleblowingu řešit. Jejich aktivita se zaznamenává a zprávy jsou zpracovávány jako důvěrné. V případě potřeby se do vyšetřovacího procesu mohou zapojit osoby, které přispějí odbornými znalostmi, a to na základě souhlasu oznamovatele, v případě, že oznamovatel odhalil svou totožnost. Tyto osoby mají přístup k relevantním údajům a jsou rovněž vázány důvěrností.

Tým pro whistleblowing se skládá z následujících osob, které mohou do oznámení nahlížet:

  • Riiko Kaurola, CFO skupiny, Vexve Group Oy
  • Jenni Koski, ředitelka HR, Vexve Group Oy
  • Richard Savický, finanční ředitel, Vexve Česko
  • Annamaria Sola, manažerka finančního a interního controllingu, Vexve Německo
  • Helle Vestergaard, globální ředitelka HR, Vexve Dánsko

PŘIJETÍ OZNÁMENÍ

Po obdržení oznámení se tým pro whistleblowing rozhodne, zda ho přijme nebo zamítne. Pokud bude oznámení přijato, uplatní se i příslušná opatření pro vyšetřování, viz část Vyšetřování níže.

Do 7 dnů oznamovatel obdrží potvrzení o přijetí oznámení.

Tým pro whistleblowing nahlášené pochybení nevyšetří, pokud:

  • domnělé jednání podle pokynů pro oznamování nekalého jednání nelze oznámit,
  • oznámení nebylo učiněno v dobré víře nebo je úmyslně škodlivé,
  • chybí dostatek informací pro další vyšetřování,
  • nebo byl předmět oznámení už vyřešen.

Pokud má zpráva problematické rysy nezahrnuté v těchto pokynech pro oznamování nekalého jednání, měl by tým pro whistleblowing oznamovateli dodat příslušné instrukce.

Tým pro whistleblowing odešle příslušnou zpětnou vazbu do 3 měsíců ode dne, kdy oznámení obdrží.

VYŠETŘOVÁNÍ

Se všemi zprávami se zachází seriózně a v souladu s těmito pokyny pro oznamování nekalého jednání.

  • Žádný člen týmu pro whistleblowing ani osoba zapojená do procesu vyšetřování se nebude pokoušet o identifikaci oznamovatele.
  • Tým pro whistleblowing může v případě potřeby pokládat doplňující dotazy prostřednictvím kanálu pro anonymní komunikaci.
  • Oznámení nebude prošetřovat nikdo, kdo by mohl být do nekalého jednání zapojen nebo by se ho dotýkalo.
  • Zúčastněné strany s oznámeními zacházejí důvěrně.
  • Do vyšetřování mohou být zapojeni interní nebo externí odborníci. K tomu dochází se souhlasem oznamovatele, pokud je jeho totožnost známa (tj. oznámení nebylo podáno anonymně).

5. Ochrana osobních údajů

OCHRANA OZNAMOVATELE

Osobě, která podle těchto pokynů oznámí skutečné podezření nebo pochybnosti, nehrozí ztráta zaměstnání ani jakákoliv forma sankcí nebo osobních nevýhod. Pokud oznamovatel jedná v dobré víře, není podstatné, zda se mýlí.

Oznamovatel bude informován o výsledcích vyšetřování domnělého jednání, a to s ohledem na soukromí osob, vůči kterým bylo vzneseno obvinění, a na jakékoli jiné záležitosti týkající se důvěrnosti.

V případě údajných trestných činů bude neanonymní oznamovatel informován, že během soudního řízení může být nutné odhalit jeho totožnost.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Služba pro whistleblowing může shromažďovat osobní údaje o osobě uvedené ve zprávě, odesílateli (pokud zprávu neodeslal anonymně) a jakékoli třetí osobě, a to s cílem prošetřit skutečnosti týkající se oznámených přečinů a nevhodného chování, na které se vztahuje náš kodex či interní pravidla. Zpracování osobních údajů se zakládá na zákonných povinnostech a oprávněném zájmu správce bránit poškození dobré pověsti a podporovat etickou obchodní činnost. Ke zpracovávanému popisu a faktům mají přístup pouze kompetentní a oprávněné osoby, které s těmito informacemi nakládají důvěrně. V souladu s místními právními předpisy o ochraně osobních údajů můžete uplatnit své právo na přístup, opravu a podání námitky, jakož i na omezené zpracování vašich osobních údajů.

Tato práva podléhají veškerým nadřazeným ochranným opatřením, která jsou nutná, aby se zabránilo zničení důkazů nebo jiným obstrukcím při zpracování a vyšetřování případu. Údaje se ukládají v rámci EU. V případě dalších dotazů nebo stížností se obraťte na adresu vexve@vexve.com.

VYMAZÁNÍ ÚDAJŮ

Osobní údaje obsažené ve zprávách a dokumentaci vyšetřování jsou po ukončení vyšetřování smazány, s výjimkou případů, kdy musí být osobní údaje uchovávány v souladu s dalšími platnými zákony. Trvalé vymazání dat se provádí 30 dní po ukončení vyšetřování. Dokumentace vyšetřování a zprávy oznamovatele, které jsou archivovány, budou v souladu s GDPR anonymizovány; nebudou obsahovat osobní údaje, jejichž prostřednictvím lze osoby přímo nebo nepřímo identifikovat.

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ:

Vexve Group Oy, Pajakatu 11, 38200 Sastamala, Finsko; odpovídá za osobní údaje zpracovávané v rámci služby pro whistleblowing.

ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab, World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm; odpovídá za aplikaci pro whistleblowing, včetně zpracování šifrovaných dat, jako jsou oznámení nekalého jednání. Společnost WhistleB ani její subdodavatelé nemohou zprávy dešifrovat a číst. Proto ani WhistleB, ani jeho subdodavatelé nemají přístup k čitelnému obsahu.