Vexve retningslinjer for whistleblowing

1. Hvad er whistleblowing og hvorfor er det vigtigt?

Vores organisation stræber efter gennemsigtighed og en høj grad af forretningsetik. Vores whistleblower-ordning giver mulighed for fortroligt at indberette mistanke om uregelmæssigheder i organisationen. Det er et vigtigt redskab til at reducere risici og opretholde tilliden til vores aktiviteter, da det gør det muligt at opdage og håndtere mulige uregelmæssigheder på et tidligt tidspunkt. Whistleblowing kan ske både åbent og anonymt.

2. Hvornår skal man slå alarm?

Whistleblower-ordningen kan bruges til at indberette alvorlige risici for forseelser, som påvirker mennesker, vores organisation, samfundet eller miljøet.

Indberetninger kan omfatte strafbare handlinger, uregelmæssigheder og overtrædelser eller andre handlinger i strid med EU-lovgivning eller national lovgivning i en arbejdsrelateret sammenhæng, for eksempel:

  • Korruption og økonomiske uregelmæssigheder; for eksempel bestikkelse, unfair konkurrence, hvidvaskning af penge, svig, interessekonflikter.
  • Overtrædelser af sundheds- og sikkerhedsbestemmelser: fx arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen, produktsikkerhed, grov diskrimination og chikane, der er i strid med loven. Det er yderst vigtigt, at arbejdsmiljøproblemer, der udgør en umiddelbar trussel mod en persons sikkerhed eller helbred, straks rapporteres til den nærmeste leder eller den ansvarlige person i organisationen. Dette sikrer, at nødvendige korrigerende foranstaltninger kan træffes hurtigt og dermed forebygge alvorlige skader eller dødsfald.
  • Miljøovertrædelser; fx ulovlig håndtering af farligt affald.
  • Krænkelse af privatliv; fx uretmæssig brug af personoplysninger.

Medarbejdere bedes kontakte deres leder eller nærmeste overordnede, hvis der er tale om generel utilfredshed på arbejdspladsen eller lignende forhold, da sådanne problemer ikke kan behandles inden for rammerne af whistleblower-ordningen.

En whistleblower behøver ikke at have konkrete beviser for at indberette en mistanke. Det er dog forbudt bevidst at indberette falske eller ondsindede oplysninger. Misbrug af whistleblower-ordningen betragtes som en alvorlig disciplinærsag.

3. Hvordan kan man slå alarm?

En indberetning kan foretages via:

Alle indberetninger behandles fortroligt. Whistleblower-kanalen administreres af WhistleB, en ekstern tjenesteudbyder. Alle meddelelser krypteres. For at sikre anonymitet sletter WhistleB alle metadata, herunder IP-adresser. Den person, der indsender indberetningen, forbliver anonym i den efterfølgende dialog med de ansvarlige modtagere.

4. Undersøgelsesprocessen

WHISTLEBLOWERTEAMET
Adgang til indberetninger modtaget gennem whistleblower-kanalen er begrænset til udpegede personer med bemyndigelse til at håndtere whistleblowing-sager. Deres handlinger logføres, og sagerne behandles fortroligt. Når det er nødvendigt, kan personer med relevant ekspertise inddrages i undersøgelsen – hvis whistleblowerens identitet er kendt, sker dette kun med vedkommendes samtykke. Alle involverede er underlagt tavshedspligt.

Whistleblower teamet består af og indberetninger kan videregives til følgende personer:

  • Riiko Kaurola, Group CFO, Vexve Group Oy
  • Jenni Koski, HR Director, Vexve Group Oy
  • Richard Savický, Chief Financial Officer, Vexve Czechia
  • Annamaria Sola, Financial and Internal Control Manager, Vexve Germany
  • Helle Vestergaard, Global HR Director, Vexve Denmark


MODTAGELSE AF EN INDBERETNING

Når whistleblower-teamet modtager en indberetning, vurderes det om henvendelsen skal accepteres eller afvises. Hvis henvendelsen accepteres, træffes der passende foranstaltninger til at iværksætte de nødvendige undersøgelser. Se afsnittet Undersøgelse nedenfor.

Whistlebloweren modtager en bekræftelse på modtagelsen af indberetning indenfor 7 dage.

Whistleblower-teamet vil ikke iværksætte en undersøgelse, hvis:

  • den indberettede adfærd ikke falder ind under whistleblower retningslinjerne,
  • indberetningen ikke er fremsat i god tro eller er ondsindet,
  • oplysningerne er utilstrækkelige til at muliggøre en undersøgelse, eller
  • forholdet allerede er afklaret.

Hvis en indberetning omhandler forhold, der ligger uden for ordningens anvendelsesområde, vil whistleblower-teamet give indberetteren relevante instruktioner.

Teamet vil give passende feedback inden for 3 måneder fra modtagelsen af indberetningen.


UNDERSØGELSE
Alle indberetninger behandles seriøst og i overensstemmelse med disse retningslinjer:

  • Ingen fra whistleblower-teamet eller andre involverede, vil forsøge at identificere whistlebloweren.
  • Whistleblower-teamet kan, hvis det er nødvendigt, stille opfølgende spørgsmål via den anonyme kommunikationskanal.
  • En indberetning vil ikke blive undersøgt af personer, der selv er involveret i eller har forbindelse til den pågældende sag.
  • Indberetninger håndteres fortroligt af alle parter.
  • Interne eller eksterne eksperter kan inddrages, når det er nødvendigt – dog kun med whistleblowerens samtykke, hvis identiteten er kendt (dvs. hvis indberetningen ikke er anonym).

5. Beskyttelse og privatliv

BESKYTTELSE AF WHISTLEBLOWERE
En person, der i god tro udtrykker en reel mistanke eller bekymring i henhold til disse retningslinjer, vil ikke risikere at miste sit job eller blive udsat for sanktioner eller andre personlige ulemper som følge heraf. Det gælder også, selvom whistlebloweren måtte tage fejl.

Med respekt for fortrolighed omkring de personer, der er genstand for beskyldningerne, og andre hensyn til diskretion, vil whistlebloweren blive orienteret om resultatet af undersøgelsen.

I tilfælde af påståede strafbare handlinger vil den ikke-anonyme whistleblower blive informeret om, at hans/hendes identitet muligvis skal tilkendegives under retsforfølgningen.


BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Whistleblower-ordningen kan indebære indsamling af personoplysninger om:

  • den person, der nævnes i en indberetning,
  • den person, der indsender indberetningen (hvis den ikke er anonym), og
  • andre involverede tredjeparter.

Formålet er at undersøge forhold, der er anmeldt som overtrædelser eller uregelmæssigheder i strid med vores adfærdskodeks eller interne regler. Behandlingen sker på baggrund af lovmæssige forpligtelser og den dataansvarliges legitime interesse i at forebygge omdømmerisici og fremme etisk forretningspraksis. De indsamlede oplysninger er kun tilgængelige for autoriserede personer, der behandler dem fortroligt.

Man kan udøve sine rettigheder til indsigt, berigtigelse, indsigelse og begrænsning af behandlingen af sine personoplysninger i henhold til den lokale databeskyttelseslovgivning. Disse rettigheder kan dog begrænses af nødvendige foranstaltninger for at forhindre ødelæggelse af bevismateriale eller andre hindringer for sagens behandling og undersøgelse. Data lagres inden for EU. Eventuelle spørgsmål eller klager kan rettes til .

SLETNING AF DATA
Personoplysninger, der indgår i whistleblower-indberetninger og undersøgelsesdokumenter, slettes, når undersøgelsen er afsluttet, medmindre personoplysningerne skal opbevares i henhold til anden gældende lovgivning. Permanent sletning sker 30 dage efter afslutningen af undersøgelsen. Undersøgelsesdokumenter og indberetninger, der arkiveres, anonymiseres i henhold til GDPR og vil ikke indeholde oplysninger, som kan bruges til at identificere personer direkte eller indirekte.

PERSONOPLYSNINGSANSVARLIG:
Vexve Group Oy, Pajakatu 11, 38200 Sastamala, Finland, ansvarlig for de personoplysninger, der behandles inden for whistleblower-ordningen.

Behandling AF PERSONOPLYSNINGER:
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) er ansvarlig for whistleblower applikationen, herunder behandling af krypterede data, såsom whistleblower henvendelser. Hverken WhistleB eller underleverandører kan dekryptere og læse beskeder. Som sådan har hverken WhistleB eller dets underbehandlere adgang til læsbart indhold.