Vexve Whistleblowing - Richtlinien

1. Einführung – Was ist Whistleblowing und warum ist es so wichtig?

Unsere Organisation ist bestrebt, Transparenz und die höchsten Standards für Unternehmensethik zu erreichen. Unser Whistleblowing-Dienst bietet die Möglichkeit, dem Unternehmen bzw. der Organisation Verdachtsfälle von Fehlverhalten vertraulich zu melden. Er stellt ein wichtiges Tool dar, das Risiken reduziert und das Vertrauen in unsere Organisation aufrechterhält, indem es uns ermöglicht, potenzielles Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln. Meldungen können offen oder anonym gesendet werden.

2. Wann sollte man etwas melden?

Der Whistleblowing-Dienst kann dazu genutzt werden, um uns über ernsthafte Risiken für Personen, unser Unternehmen/unsere Organisation, die Gesellschaft oder die Umwelt zu alarmieren.

Angelegenheiten, die gemeldet werden sollten, umfassen u. a. Straftaten, Unregelmäßigkeiten und Verstöße oder andere Handlungen, die gegen EU- oder nationales Recht verstoßen, die im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Beispiele hierfür sind:

  • Korruption und finanzielle Unregelmäßigkeiten z. B. Bestechung, unlauterer Wettbewerb, Geldwäsche, Betrug, Interessenkonflikte
  • Verstöße gegen Gesundheits- oder Sicherheitsvorkehrungen z. B. Arbeitsschutzvorschriften, Produktsicherheit, schwerwiegende Diskriminierung und Belästigungen, die gegen Gesetze verstoßen. Es ist äußerst wichtig, dass arbeits- und sicherheitsrelevante Probleme, die eine unmittelbare Bedrohung für das Wohlbefinden einer Person darstellen, umgehend dem Vorgesetzten oder der verantwortlichen Person in der Organisation gemeldet werden. Dies stellt sicher, dass Korrekturmaßnahmen schnell ergriffen werden können, um die Gefahr schwerer Verletzungen oder Todesfälle zu verhindern.
  • Verstöße gegen Umweltschutzmaßnahmen; z. B. illegale Beseitigung von Sonderabfall
  • Verletzung der Privatsphäre z. B. missbräuchliche Verwendung von personenbezogenen Daten

Bei Angelegenheiten, die beispielsweise die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz oder vergleichbare Themen betreffen, werden die Beschäftigten gebeten, sich an ihre Vorgesetzten zu wenden, da Angelegenheiten dieser Art nicht im Rahmen des Whistleblowings untersucht werden können.

Eine hinweisgebende Person braucht keine stichhaltigen Beweise, um einen Verdacht zu melden. Absichtlich gemachte böswillige oder falsche Meldungen sind jedoch verboten. Der Missbrauch des Whistleblowing-Dienstes stellt ein schwerwiegendes Disziplinarvergehen dar.

3. Wie kann man etwas melden?

Die Bedenken können vorgebracht werden von:

Alle eingehenden Nachrichten werden vertraulich behandelt. Der Whistleblowing-Kanal wird von WhistleB, einem externen Dienstleistungsunternehmen, verwaltet. Alle Nachrichten werden verschlüsselt. Um die Anonymität der Person, die die Nachricht absendet, sicherzustellen, löscht WhistleB alle Metadaten, einschließlich der IP-Adressen. Auch im anschließenden Dialog mit der Person, die die Nachricht erhält, bleibt die Person, die die Nachricht gesendet hat, anonym.

4. Der Untersuchungsprozess

DAS WHISTLEBLOWING-TEAM

Der Zugang zu Nachrichten, die über unseren Whistleblowing-Kanal empfangen werden, ist auf die ausgewählten Personen beschränkt, die zur Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen berechtigt sind. Ihre Arbeitsschritte werden protokolliert und die Meldungen vertraulich behandelt. Bei Bedarf können nach Zustimmung der hinweisgebenden Person, falls deren Identität offenbart wird, Personen hinzugezogen werden, die die Untersuchung mit ihren Fachkenntnissen unterstützen. Diesen Personen können dann auf relevante Daten zugreifen, wobei sie auch zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Das Whistleblowing-Team besteht aus/oder Meldungen können ggf. an folgende Personen weitergegeben werden:

  • Riiko Kaurola, Group CFO, Vexve Group Oy
  • Jenni Koski, HR Director, Vexve Group Oy
  • Richard Savický, Chief Financial Officer, Vexve Czechia
  • Annamaria Sola, Financial and Internal Control Manager, Vexve Germany
  • Helle Vestergaard, Global HR Director, Vexve Denmark

EMPFANGEN VON MELDUNGEN

Nach dem Eingang einer Meldung entscheidet das Whistleblowing-Team, ob es die Meldung akzeptiert oder ablehnt. Wenn die Meldung akzeptiert wird, werden entsprechende Untersuchungsmaßnahmen ergriffen (siehe nächste Überschrift Untersuchung).

Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung für ihre Meldung.

Das Whistleblowing-Team kann eine Meldung nicht untersuchen, wenn:

  • das vermeintliche Verhalten gemäß dieser Whistleblowing-Richtlinien nicht meldepflichtig ist,
  • die Meldung nicht in gutem Glauben oder in böswilliger Absicht erfolgt ist,
  • nicht genügend Informationen für eine weitere Untersuchung vorliegen,
  • oder das gemeldete Problem bereits gelöst wurde.

Wenn eine Meldung Angelegenheiten enthält, die nicht unter diese Whistleblowing-Richtlinien fallen, sollte das Whistleblowing-Team der Person, die die Nachricht gesendet hat, angemessene Anweisungen geben, wie mit diesen Angelegenheiten verfahren werden sollte.

Das Whistleblowing-Team sendet innerhalb von 3 Monaten ab dem Datum des Erhalts der Meldung eine angemessene Rückmeldung.

UNTERSUCHUNG

Alle Meldungen werden ernst genommen und gemäß diesen Whistleblowing-Richtlinien bearbeitet.

  • Mitglieder des Whistleblowing-Teams oder Personen, die am Untersuchungsprozess beteiligt sind, werden nicht versuchen, die Identität der hinweisgebenden Person herauszufinden.
  • Das Whistleblowing-Team kann bei Bedarf weiterführende Fragen über den anonymen Meldekanal stellen.
  • Meldungen werden nicht von Personen untersucht, die in den Fall mutmaßlichen Fehlverhaltens verwickelt sein könnten oder damit im Zusammenhang stehen.
  • Das Whistleblowing-Nachrichten werden von allen beteiligten Parteien vertraulich behandelt.
  • Externe Fachleute oder Fachleute aus dem Unternehmen können ggf. in der Untersuchung hinzugezogen werden. Dies erfolgt mit dem Einverständnis des Hinweisgebers, sofern dessen Identität bekannt ist (d. h. die Meldung wurde nicht anonym abgegeben.

5. Schutz und Privatsphäre

SCHUTZ DES HINWEISGEBERS IM FALLE VON NICHT ANONYMEN WHISTLEBLOWING

Personen, die einen ernsthaften Verdacht bzw. Bedenken gemäß diesen Richtlinien melden, laufen nicht Gefahr, deswegen ihre Arbeit zu verlieren oder unter irgendeiner Form von Sanktionen oder persönlichen Nachteilen leiden zu müssen. Sofern die hinweisgebende Person in gutem Glauben gehandelt hat, ist es unerheblich, ob sie falsch lag.

Unter Berücksichtigung der Privatsphäre der Personen, gegen die sich die Anschuldigungen gerichtet haben, und unter Einhaltung aller anderen Vertraulichkeitsaspekte wird eine hinweisgebende Person über die Untersuchungsergebnisse zu den Anschuldigungen auf dem Laufenden gehalten.

Falls eine mutmaßliche Straftat gemeldet wurde, wird die nicht-anonyme hinweisgebende Person informiert, dass ihre Identität gegebenenfalls im Rahmen eines Gerichtsverfahrens offengelegt werden muss.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Durch das Hinweisgebersystem können ggf. folgende personenbezogene Daten gesammelt werden, um die Fakten zu den gemeldeten Verfehlungen und unangemessenen Verhaltensweisen gemäß unseres Verhaltenskodex oder unseren internen Vorschriften zu untersuchen: zur in einer Nachricht genannten Person (falls nicht anonym), zu beteiligten Dritten. Diese Art der Verarbeitung beruht auf rechtlichen Verpflichtungen und dem berechtigten Interesse der Datenverantwortlichen, Reputationsrisiken zu vermeiden und eine ethische Geschäftstätigkeit zu fördern. Die im Rahmen dieser Verarbeitung zur Verfügung gestellten Beschreibungen und Fakten sind nur den zuständigen und autorisierten Personen vorbehalten, die diese Informationen vertraulich behandeln.

Sie können Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Widerspruch sowie auf eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den lokalen Datenschutzgesetzen ausüben. Diese Rechte unterliegen vorrangigen Schutzmaßnahmen, die erforderlich sind, um die Vernichtung von Beweismitteln oder andere Behinderungen der Bearbeitung und Untersuchung des Falles zu verhindern. Daten werden innerhalb der EU gespeichert. Bei weiteren Fragen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an vexve@vexve.com.

LÖSCHUNG VON DATEN

Personenbezogene Daten, die in Whistleblowing-Meldungen und in Untersuchungsunterlagen enthalten sind, werden nach Abschluss der Untersuchung gelöscht, es sei denn, die personenbezogenen Daten müssen laut anderem geltenden Recht aufbewahrt werden. Die dauerhafte Löschung erfolgt 30 Tage nach Abschluss der Untersuchung. Untersuchungsunterlagen und Whistleblower-Meldungen, die archiviert werden, werden gemäß DSGVO anonymisiert; sie werden keine personenbezogenen Daten enthalten, anhand derer Personen in direkter oder indirekter Weise identifiziert werden können.

BEAUFTRAGTE FÜR DEN SCHUTZ PERSONENBEZOGENE DATEN:

Vexve Group Oy, Pajakatu 11, 38200 Sastamala, Finnland, verantwortlich für die personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Whistleblowing-Diensts verarbeitet werden.

VERARBEITENDE DER PERSONENBEZOGNEN DATEN:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm), verantwortlich für den Whistleblowing-Dienst, einschließlich der Verarbeitung verschlüsselter Daten, wie z. B. Nachrichten von hinweisgebenden Personen. Weder WhistleB noch Subunternehmer können Nachrichten entschlüsseln und lesen. Das Unternehmen WhistleB und seine Daten verarbeitenden Subunternehmer können daher nicht auf lesbare Inhalte zugreifen.