举报指南
1. 简介 - 什么是举报服务，为什么它很重要？
我们的组织致力于实现透明和高水准的商业道德。我们的举报服务可以以保密方式向组织发出涉嫌不当行为的警告。这是一项重要的工具，有助我们及早发现及处理可能出现的不当行为，从而减低风险及维持对运营的信任。举报可以公开或匿名进行。
2. 何时举报？
举报服务可用于提醒我们注意影响人员、组织、社会或环境的严重不当行为风险。
报告的问题包括犯罪、违规行为和违反欧盟或国家法律的行为，例如：
- 腐败和财务违规：如，贿赂、不公平竞争、洗钱、欺诈、利益冲突
- 健康安全违规：如，工作场所安全隐患、产品安全问题、违法歧视与骚扰等,对人身安全构成直接威胁的职业健康安全隐患，必须立即上报主管或机构负责人，以确保及时采取整改措施，避免重大伤亡事故。
- 违反环境法规；如，危险废弃物非法处置等
- 侵犯隐私；如，个人数据违规使用等
员工对工作场所不满或其他相关事项应直接联系直属主管或经理，此类问题不属于举报指南受理范围。
举报人无需提供确凿证据即可表达合理怀疑。但是，严禁故意提交虚假或恶意举报信息。滥用举报渠道将构成严重违纪行为。
3. 如何举报？
匿名或保密信息：
通过举报人报告渠道向举报团队提交（网址：https://report.whistleb.com/zh/vexve)
所有邮件都将保密处理。举报渠道由外部服务提供商 WhistleB 管理。所有消息均加密。为确保消息发送人的匿名性，WhistleB 将删除包括 IP 地址在内的所有元数据。在后续对话中，报告发送人与报告接收人之间也保持匿名。
4. 调查流程
举报团队
仅指定有权处理举报事件的个人可访问我们的举报渠道收到的消息。他们的行动将被记录下来，并保密处理。必要时，在举报人同意的情况下，可在调查过程中纳入能够增加专业知识的个人，以防举报人的身份被披露。获准访问人员均须严格履行保密义务。
举报团队由以下人员组成 / 或可向其披露举报：
- Riiko Kaurola，Vexve Group Oy集团首席财务官
- Jenni Koski，Vexve Group Oy集团人力资源总监
- Richard Savicky，Vexve 捷克首席财务官
- Annamaria Sola，Vexve 德国财务和内部控制经理
- Helle Vestergaard，Vexve丹麦全球人力资源总监
举报受理
举报团队在接到举报信息后，将评估是否受理该举报。如果举报信息被受理，举报团队将采取适当的调查措施，请参阅下面的调查流程。
举报人将在7日内收到举报受理回执。
符合以下情况的举报，举报团队可不予调查：
- 指控行为不属于举报指南规定的可举报事项
- 举报内容非出于善意或具有恶意性质
- 所提供信息不足，以致无法进一步调查
举报事项已得到解决
若举报内容涉及本举报指南范围之外的问题，举报团队应向举报人提供适当的处理指引。
举报团队将在收到举报之日起 3 个月内给予相应的反馈。
调查
所有举报信息均将依据本举报指南严肃处理，并遵循以下准则：
- 举报团队或任何参与调查流程的人员均不得试图识别举报人。
- 举报团队有权通过匿名沟通渠道进行必要问询。
- 与举报事项存在利害关系的人员不得参与调查工作。
- 相关处理方须对举报信息严格保密。
- 调查可引入内部或外部专家支持，若举报人身份可识别（即非匿名举报），需事先获得其明确同意。
5. 保护与隐私
举报人保护
根据本指引善意提出合理怀疑或疑虑的人员，不会因此面临解雇风险、任何形式的处罚或个人权益损害。只要举报人出于善意，即使其举报内容与事实有误，亦适用本保护条款
在遵守被举报人隐私权及其他保密要求的前提下，举报人有权获知相关调查结果。
若涉及刑事犯罪指控，非匿名举报人将被告知其身份可能在司法程序中依法披露。
个人数据的处理
此举报服务可能收集邮件中指定人员、邮件提交者（若不是匿名发送）和任何相关第三方的个人数据，以便调查根据我们的行为准则或内部规则所认定的不当行为事实。这一过程基于法定义务和控制者的合法利益，以防止声誉风险并促进合乎道德的商业活动。该处理所提供的描述和事实仅保留给以保密方式处理此信息且具备能力和经授权的人员。您可以根据当地数据保护法行使您的访问权、修正权和反对权，以及对您的个人数据进行有限处理。这些权利受制于防止销毁证据或其他妨碍处理和调查案件所需的优先保护措施。数据存储在欧盟境内。如有任何其他问题或投诉，请发送电子邮件至vexve@vexve.com.
删除数据
举报信息和调查文档中包含的个人数据将在调查完成后删除，根据其他适用法律必须维护个人数据的情况除外。永久删除将在调查完成后 30 天执行。根据 GDPR 规定，存档的调查文件和举报人信息将保持匿名；这些资料不包含可直接或间接识别个人身份的个人数据。
个人数据控制者：
Vexve Group Oy, Pajakatu 11，38200 Sastamala，Finland 负责举报服务中处理的个人数据。
个人数据处理器：
WhistleB Whistleblowing Centre Ab（世界贸易中心，Klarabergsviadukten 70，SE-107 24 Stockholm）负责举报应用程序，包括处理加密数据，如举报信息。 WhistleB 和任何次级供应商都不能解密和阅读信息。因此，WhistleB 及其次级处理者均无法访问可读内容。