Vexve-whistleblowing-guidelines-PL

Wytyczne Vexve dotyczące sygnalistów

1. Wprowadzenie – czym jest whistleblowing (sygnalizowanie nieprawidłowości) i dlaczego jest ważny?

Nasza organizacja dąży do zapewnienia przejrzystości i wysokiego poziomu etyki biznesowej. Nasz system sygnalizowania nieprawidłowości umożliwia poufne zgłaszanie podejrzeń dotyczących niewłaściwego postępowania. Jest to ważne narzędzie służące ograniczaniu ryzyka i utrzymaniu zaufania do naszej działalności, ponieważ umożliwia nam wczesne wykrywanie potencjalnych nieprawidłowości i podejmowanie odpowiednich działań. Zgłoszenia mogą być składane jawnie lub anonimowo.

2. Kiedy należy dokonać zgłoszenia?

System sygnalizowania nieprawidłowości może być wykorzystywany do zgłaszania poważnych podejrzeń dotyczących nieprawidłowości, które mogą mieć wpływ na ludzi, naszą organizację, społeczeństwo lub środowisko.

Zgłaszane kwestie mogą obejmować przestępstwa, nieprawidłowości i naruszenia lub inne działania sprzeczne z prawem UE lub prawem krajowym w kontekście związanym z pracą, na przykład takie jak:

  • Korupcja i nieprawidłowości finansowe; np. łapówki, nieuczciwa konkurencja, pranie pieniędzy, oszustwa, konflikt interesów
  • Naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy; np. bezpieczeństwo i higiena pracy, bezpieczeństwo produktów, dyskryminacja i nękanie, które są sprzeczne z prawem. Szczególnie ważne jest, aby kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, które stanowią bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia osoby, były niezwłocznie zgłaszane przełożonemu lub osobie odpowiedzialnej w organizacji. Umożliwia to szybkie podjęcie działań naprawczych i zapobiega ryzyku poważnych obrażeń lub śmierci.
  • Naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska; np. niezgodne z prawem postępowanie z odpadami niebezpiecznymi
  • Naruszenia prywatności; np. niewłaściwe wykorzystanie danych osobowych

Pracownicy proszeni są o kontakt z przełożonym lub kierownikiem w sprawach związanych z niezadowoleniem w miejscu pracy lub podobnymi kwestiami, ponieważ nie mogą one być rozpatrywane w ramach systemu sygnalizowania nieprawidłowości.

Osoba dokonująca zgłoszenia nie musi posiadać niepodważalnych dowodów, aby zgłosić swoje podejrzenie. Celowe zgłaszanie fałszywych lub złośliwych informacji jest jednak zabronione. Nadużywanie systemu sygnalizowania nieprawidłowości stanowi poważne naruszenie dyscyplinarne.

3. Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenie można dokonać poprzez

Wszystkie otrzymane zgłoszenia będą traktowane jako poufne. Kanał zgłaszania nieprawidłowości jest administrowany przez WhistleB, zewnętrznego dostawcę usług. Wszystkie wiadomości są szyfrowane. W celu zapewnienia anonimowości osoby wysyłającej wiadomość WhistleB usuwa wszystkie metadane, w tym adresy IP. Osoba wysyłająca wiadomość pozostaje również anonimowa podczas późniejszego dialogu z osobami odpowiedzialnymi za zgłoszenie.

4. Proces rozpatrywania zgłoszeń

ZESPÓŁ DS. SYGNALISTÓW

Dostęp do wiadomości otrzymanych za pośrednictwem naszego kanału zgłaszania nieprawidłowości jest ograniczony do wyznaczonych osób uprawnionych do obsługi zgłoszeń sygnalistów. Ich działania są rejestrowane, a obsługa zgłoszeń odbywa się z zachowaniem poufności. W razie potrzeby do procesu dochodzenia mogą zostać włączone osoby posiadające odpowiednią wiedzę specjalistyczną, za zgodą sygnalisty, jeżeli jego tożsamość jest znana (zgłoszenie nie została dokonane anonimowo) . Osoby te mogą uzyskać dostęp do odpowiednich danych i również są zobowiązane do zachowania poufności.

Zespół ds. sygnalistów składa się z następujących osób, którym udostępnione mogą być:

  • Riiko Kaurola, Group CFO, Vexve Group Oy
  • Jenni Koski, HR Director, Vexve Group Oy
  • Richard Savický, Chief Financial Officer, Vexve Czechia
  • Annamaria Sola, Financial and Internal Control Manager, Vexve Germany
  • Helle Vestergaard, Global HR Director, Vexve Denmark


PRZYJĘCIE ZGŁOSZENIA

Po otrzymaniu zgłoszenia zespół ds. sygnalistów decyduje, czy je przyjąć, czy odrzucić. Jeśli zgłoszenie zostanie przyjęte, zostaną podjęte odpowiednie działania w celu jego rozpatrzenia, zgodnie z opisem w części Dochodzenie.

Sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni.

Zespół ds. sygnalistów może nie prowadzić dochodzenia w sprawie zgłoszonej nieprawidłowości, jeśli:

  • Zgłoszone zachowanie nie stanowi zachowania podlegającego zgłoszeniu zgodnie z niniejszymi Wytycznymi dotyczącymi sygnalistów
  • Zgłoszenie nie zostało dokonane w dobrej wierze lub ma charakter złośliwy
  • Brakuje wystarczających informacji umożliwiających dalsze dochodzenie
  • Sprawa będąca przedmiotem zgłoszenia została już rozwiązana

Jeżeli zgłoszenie obejmuje kwestie, które nie mieszczą się w zakresie niniejszych Wytycznych dotyczących sygnalistów, zespół ds. sygnalistów powinien przekazać osobie dokonującej zgłoszenia odpowiednią informację zwrotną, w ciągu 3 miesięcy od daty otrzymania zgłoszenia.


DOCHODZENIE
Wszystkie zgłoszenia są traktowane poważnie i rozpatrywane zgodnie z niniejszymi Wytycznymi dotyczącymi sygnalistów.

  • Nikt z zespołu ds. sygnalistów ani żadna osoba uczestnicząca w procesie dochodzenia nie będzie podejmować prób ustalenia tożsamości sygnalisty.
  • W razie potrzeby zespół ds. sygnalistów może przesyłać dodatkowe pytania za pośrednictwem kanału anonimowej komunikacji.
  • Zgłoszenie nie będzie rozpatrywane przez osobę, która może być zaangażowana w nieprawidłowość lub z nią powiązana.
  • Zgłoszenia sygnalistów są traktowane jako poufne przez wszystkie zaangażowane osoby.
  • W procesie dochodzenia mogą zostać wykorzystane wewnętrzne lub zewnętrzne zasoby eksperckie. Odbywa się to za zgodą sygnalisty, jeżeli jego tożsamość jest znana (tj. zgłoszenie nie zostało dokonane anonimowo).

5. Ochrona i prywatność

OCHRONA SYGNALISTY
Osoba wyrażająca uzasadnione podejrzenie lub obawę zgodnie z niniejszymi wytycznymi nie będzie narażona na utratę pracy ani na jakiekolwiek sankcje lub osobiste negatywne konsekwencje z tego powodu. Nie ma znaczenia, czy sygnalista się pomylił, pod warunkiem, że działał w dobrej wierze.

Sygnalista będzie informowany o wynikach dochodzenia dotyczącego zgłoszonych zarzutów z uwzględnieniem kwestii prywatności osób, wobec których skierowano zarzuty, oraz innych kwestii związanych z poufnością.

W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa sygnalista, który nie dokonał zgłoszenia anonimowo, zostanie poinformowany, że jego tożsamość może być ujawniona w toku postępowania sądowego.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
System sygnalistów może gromadzić dane osobowe osoby wskazanej w zgłoszeniu, osoby dokonującej zgłoszenia (jeżeli zgłoszenie nie zostało dokonane anonimowo) oraz każdej innej zaangażowanej osoby, w celu zbadania faktów dotyczących zgłoszonych nieprawidłowości i niewłaściwego zachowania podlegających naszemu kodeksowi postępowania lub zasadom wewnętrznym. Proces ten opiera się na obowiązkach wynikających z przepisów prawa oraz prawnie uzasadnionym interesie administratora polegającym na zapobieganiu ryzyku utraty reputacji i promowaniu etycznej działalności biznesowej. Przekazany opis i fakty są udostępniane wyłącznie właściwym i upoważnionym osobom, które zajmują się tymi informacjami z zachowaniem poufności.

Możesz korzystać ze swoich praw do dostępu do danych, ich sprostowania i wniesienia sprzeciwu, a także do ograniczenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z lokalnymi przepisami o ochronie danych. Prawa te podlegają wszelkim nadrzędnym środkom ochronnym wymaganym w celu zapobiegania zniszczeniu dowodów lub innym przeszkodom w przetwarzaniu i dochodzeniu w sprawie. Dane są przechowywane na terenie UE. W przypadku dodatkowych pytań lub skarg prosimy o kontakt pod adresem vexve@vexve.com.

USUWANIE DANYCH
Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach sygnalistów oraz dokumentacji dochodzenia są usuwane po zakończeniu dochodzenia, z wyjątkiem sytuacji, w których dane osobowe muszą być przechowywane zgodnie z innymi obowiązującymi przepisami prawa. Trwałe usunięcie danych następuje 30 dni po zakończeniu dochodzenia. Zarchiwizowana dokumentacja dochodzenia i zgłoszenia sygnalistów są anonimizowane zgodnie z RODO; nie zawierają danych osobowych, za pomocą których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osoby.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH:
Vexve Group Oy, Pajakatu 11, 38200 Sastamala, Finlandia, odpowiada za dane osobowe przetwarzane w ramach systemu sygnalistów.

PODMIOT PRZETWARZAJĄCY DANE OSOBOWE:
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) odpowiada za aplikację do obsługi zgłoszeń sygnalistów, w tym za przetwarzanie zaszyfrowanych danych, takich jak zgłoszenia sygnalistów. Ani WhistleB, ani żaden z podwykonawców nie może odszyfrowywać ani odczytywać wiadomości. W związku z tym ani WhistleB, ani jego podmioty przetwarzające nie mają dostępu do treści w formie możliwej do odczytania.