Vexve whistleblowing guidelines UK

Керівні принципи для викривачів Vexve

1. Вступ – що таке «whistleblowing»(повідомлення про порушення) і чому це важливо?

Наша організація прагне забезпечити прозорість та високий рівень ділової етики. Наша система повідомлень про порушення дозволяє вам конфіденційно повідомляти про підозри у неправомірних діях. Це важливий інструмент для зменшення ризиків та підтримки довіри до нашої діяльності, оскільки він дозволяє нам виявляти потенційні порушення на ранній стадії та вживати відповідних заходів. Повідомлення можуть подаватися відкрито або анонімно.

2. Коли слід подати повідомлення?

Систему повідомлень про порушення можна використовувати для повідомлення про серйозні підозри щодо порушень, які можуть вплинути на людей, нашу організацію, суспільство чи довкілля.

Питання, про які повідомляється, можуть включати злочини, неправомірні дії, порушення або інші дії, що суперечать праву ЄС або національному законодавству, у контексті, пов'язаному з роботою, наприклад:

Корупція та фінансові порушення; наприклад, хабарництво, недобросовісна конкуренція, відмивання грошей, шахрайство, конфлікт інтересів
Порушення правил охорони праці й техніки безпеки; наприклад, порушення у сфері охорони праці та техніки безпеки, безпеки продукції, а також протизаконні дискримінація та переслідування. Особливо важливо негайно повідомляти керівника або відповідальну особу в організації про питання охорони праці й техніки безпеки, які становлять пряму загрозу здоров'ю чи життю людини. Це дозволяє швидко вжити коригувальних заходів та запобігає ризику серйозних травм або смерті.
Порушення екологічних норм; наприклад, незаконне поводження з небезпечними відходами
Порушення права на приватність; наприклад, неправомірне використання персональних даних

Працівників просять звертатися до свого керівника або менеджера з питань, пов'язаних із невдоволенням на робочому місці, або з аналогічних питань, оскільки їх неможливо розглядати в межах системи повідомлень про порушення.

Особі, яка подає повідомлення, не потрібно мати незаперечні докази, щоб повідомити про свою підозру. Однак навмисне повідомлення неправдивої або зловмисної інформації заборонено. Зловживання системою повідомлень про порушення є серйозним дисциплінарним порушенням.

3. Як повідомити?

Повідомлення можна подати через

Анонімне або конфіденційне повідомлення команді з питань викривачів через канал повідомлення про порушення: https://report.whistleb.com/uk/vexve

Усі отримані повідомлення розглядатимуться конфіденційно. Канал повідомлення про порушення адмініструється WhistleB, зовнішнім постачальником послуг. Усі повідомлення зашифровані. Щоб забезпечити анонімність особи, яка надсилає повідомлення, WhistleB видаляє всі метадані, включаючи IP-адреси. Особа, яка надсилає повідомлення, також залишається анонімною під час подальшого діалогу з особами, відповідальними за розгляд повідомлення.

4. Процес розгляду повідомлень

КОМАНДА З ПИТАНЬ ВИКРИВАЧІВ

Доступ до повідомлень, отриманих через наш канал повідомлення про порушення, мають лише призначені особи, уповноважені розглядати повідомлення викривачів. Їхні дії реєструються, а повідомлення опрацьовуються конфіденційно. За необхідності до процесу розслідування можуть бути залучені особи з відповідними спеціалізованими знаннями, за згодою викривача, якщо його особа відома (повідомлення не було подано анонімно). Ці особи можуть мати доступ до відповідних даних, а також зобов'язані зберігати конфіденційність.

Команда з питань викривачів складається з таких осіб, яким може бути надано доступ до інформації:

Рійко Каурола, фінансовий директор групи, Vexve Group Oy
Дженні Коскі, менеджер з маркетингу та комунікацій, Vexve Group Oy
Річард Савіцький, фінансовий директор, Vexve, Чехія
Аннамарія Сола, менеджер з фінансів та внутрішнього контролю, Vexve, Німеччина
Хелле Вестергаард, глобальний директор з персоналу, Vexve, Данія

ПРИЙНЯТТЯ ПОВІДОМЛЕННЯ

Після отримання повідомлення команда з питань викривачів вирішує, чи прийняти його, чи відхилити. Якщо повідомлення буде прийнято, будуть вжиті відповідні заходи для його розгляду, як описано в розділі «Розслідування».

Викривач отримає підтвердження прийняття повідомлення протягом 7 днів.

Команда з питань викривачів може не розслідувати повідомлення про порушення, якщо:

Повідомлена поведінка не є такою, про яку слід повідомляти, згідно з цими Керівними принципами для викривачів.
Повідомлення було подано недобросовісно або має зловмисний характер.
Немає достатньо інформації для проведення подальшого розслідування.
Справа, яка була предметом повідомлення, вже вирішена.

Якщо повідомлення стосується питань, що виходять за межі цих Керівних принципів для викривачів, команда з питань викривачів повинна надати відповідний зворотний зв’язок особі, яка подає повідомлення, протягом 3 місяців з дати отримання повідомлення.

РОЗСЛІДУВАННЯ
Усі повідомлення сприймаються серйозно та розглядаються відповідно до цих Керівних принципів для викривачів.

Ніхто з команди з питань викривачів або з учасників процесу розслідування не намагатиметься встановити особу викривача.
За потреби команда з питань викривачів може надсилати додаткові запитання через канал анонімного зв’язку.
Особа, яка може бути причетною до порушення або пов'язаною з ним, не розглядатиме повідомлення.
Повідомлення викривачів опрацьовуються конфіденційно всіма залученими особами.
У процесі розслідування можуть бути залучені внутрішні або зовнішні експерти. Це робиться за згодою викривача, якщо його особа відома (тобто повідомлення не було подано анонімно).

5. Захист і приватність

ЗАХИСТ ВИКРИВАЧА

Особа, яка висловлює обґрунтовану підозру або занепокоєння відповідно до цих настанов, не ризикуватиме втратою роботи та не зазнає через це жодних санкцій чи негативних наслідків особистого характеру. Не має значення, чи помилився викривач, за умови , що він діяв добросовісно.

Викривача інформуватимуть про результати розслідування щодо заявлених звинувачень із урахуванням приватності осіб, щодо яких висунуто звинувачення, та інших питань, пов'язаних із конфіденційністю.

Якщо є підозра у скоєнні злочину, викривача, який не подав повідомлення анонімно, буде повідомлено про те, що його особу може бути розкрито під час судового провадження.

ОБРОБКА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Система повідомлень про порушення може збирати персональні дані особи, зазначеної у повідомленні, особи, яка подає повідомлення (якщо повідомлення не було подано анонімно), та будь-якої іншої причетної особи, з метою розслідування фактів, пов’язаних із повідомленими порушеннями та неналежною поведінкою, які підпадають під дію нашого кодексу поведінки або внутрішніх правил. Цей процес ґрунтується на правових зобов'язаннях та законному інтересі контролера, що полягає у запобіганні ризику втрати репутації та сприянні етичному веденню бізнесу. Наданий опис та факти надаються лише відповідним та уповноваженим особам, які обробляють цю інформацію конфіденційно.

Ви можете скористатися своїми правами на доступ до даних, їх виправлення та заперечення проти обробки даних, а також на обмеження обробки персональних даних відповідно до місцевого законодавства про захист даних. Здійснення цих прав обмежується будь-якими пріоритетними заходами захисту, необхідними для запобігання знищенню доказів або виникненню інших перешкод для обробки та розслідування справи. Дані зберігаються в межах ЄС. Якщо у вас виникнуть додаткові запитання або скарги, будь ласка, зверніться до нас за адресою vexve@vexve.com.

ВИДАЛЕННЯ ДАНИХ

Персональні дані, що містяться у повідомленнях викривачів та документації розслідування, видаляються після завершення розслідування, за винятком випадків, коли персональні дані повинні зберігатися відповідно до інших чинних законів. Остаточне видалення даних відбувається через 30 днів після завершення розслідування. Архівована документація розслідування та повідомлення викривачів анонімізуються відповідно до GDPR; вони не містять персональних даних, за допомогою яких можна безпосередньо або опосередковано ідентифікувати осіб.

КОНТРОЛЕР ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ:

Vexve Group Oy, Pajakatu 11, 38200 Састамала, Фінляндія, відповідає за персональні дані, що обробляються в системі повідомлень про порушення.

ОБРОБНИК ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Стокгольм) відповідає за застосунок для опрацювання повідомлень викривачів, зокрема за обробку зашифрованих даних, таких як повідомлення викривачів. Ані WhistleB, ані жоден з його субпідрядників не може розшифровувати або читати ці повідомлення. Таким чином, ані WhistleB, ані його обробники не мають доступу до вмісту в читабельній формі.